Witaj w nowej serii „Case Study: Nasze Wdrożenia”, w której pokazujemy prawdziwe sytuacje z projektów realizowanych przez Sumify.
Bez teorii, bez upiększania, bez korporacyjnego słownictwa. Tylko realne problemy i konkretne rozwiązania, które zadziałały u naszych klientów.
Każde case study opisuje moment, w którym organizacja utknęła — i to, jak jedno dobrze przemyślane działanie potrafiło odblokować proces, skrócić pracę o tygodnie albo uratować projekt przed opóźnieniem.
Serię prowadzi Łukasz — Mr. Excellent w Sumify.cc. Człowiek, który nie boi się wejść tam, gdzie wszyscy mówią „tego się nie da zrobić” i wrócić po 10 minutach z rozwiązaniem.
Sytuacja: Blokada na projekcie
Realizowałem projekt dla firmy zatrudniającej około 1000 osób. Do wykonania mojego zadania niezbędne było uruchomienie nowego systemu HR, który miał zasilić moje prace danymi.
Niestety, start systemu się opóźniał. Zamiast czekać bezczynnie na oficjalne komunikaty, poszedłem do źródła – do Działu Personalnego – żeby dowiedzieć się, kiedy mogę spodziewać się danych.
Problem: "Musimy to przeklikać"
Okazało się, że system informatyczny jest gotowy, ale baza danych jest pusta. Zespół HR stanął przed wyzwaniem migracji danych historycznych ze starego systemu.
Nie chodziło o prostą listę pracowników. Do przeniesienia były setki tysięcy rekordów:
- Pełna historia zatrudnienia,
- Historia zmian stanowisk,
- Ewidencja urlopów i nieobecności z lat wstecz,
- Dane płacowe.
Pracownicy HR, dbając o bezpieczeństwo danych wrażliwych, nie szukali pomocy na zewnątrz. Byli przekonani, że ze względu na specyfikę formatów, te dane są nieprzetwarzalne automatycznie. Założyli więc, że muszą to po prostu "przeklikać" i ręcznie dostosować do nowego formatu.
Estymacja? Tydzień ciężkiej, monotonnej pracy po godzinach. To oznaczało nie tylko opóźnienie dla mnie, ale też zagrożony urlop osoby odpowiedzialnej za migrację.
Rozwiązanie: 5 minut analizy, 5 minut wykonania
Zapytałem, czy mogę rzucić okiem na te dane. Ponieważ miałem podpisaną umowę o poufności (NDA), nie było przeszkód prawnych. Pracownica HR była sceptyczna – usłyszałem, że "tu nie ma co oglądać, to trzeba po prostu zrobić".
Mimo to poprosiłem o pliki. Wystarczyło mi 5 minut, żeby zrozumieć logikę transformacji. Zadanie nie polegało na bezmyślnym kopiowaniu, ale na konkretnych regułach, np.:
- Scalanie historii zatrudnienia z różnych tabel w jeden chronologiczny ciąg.
- Przeliczanie formatów dat i stażu pracy pod wymagania nowego systemu.
- Mapowanie starych kodów nieobecności na nowe definicje.
Dla człowieka to żmudna analiza każdego wiersza. Dla Excela (i odpowiednio użytego Power Query) – to standardowa operacja.
Kolejne 5 minut zajęło mi ustawienie procesu, który automatycznie "przemielił" te setki tysięcy wierszy z jednego formatu na drugi.
Wynik
Po 10 minutach wygenerowałem gotowy plik importowy. Zero błędów, zgodność w 100% z nowym systemem.
- Zamiast tygodnia pracy ręcznej -> 10 minut automatyzacji.
- Zamiast ryzyka błędów przy przepisywaniu -> Pełna spójność danych.
- Zamiast odwołanego urlopu -> Zadowolony zespół HR.
Mój projekt mógł ruszyć dalej bez opóźnień.
Wniosek
Ta sytuacja pokazuje jeden z najczęstszych problemów w firmach: brak świadomości, że "da się inaczej". Zespół HR to świetni specjaliści w swojej dziedzinie, ale nie muszą być ekspertami od inżynierii danych.
Czasem wystarczy chwila rozmowy z kimś, kto rozumie dane, by zamienić tygodnie frustracji w chwilę na kawę. Jeśli Twój zespół spędza godziny na "przeklikiwaniu" tabelek – prawie na pewno robicie to niepotrzebnie.
Masz w firmie proces, który „trzeba przeklikać”?
ZUmów bezpłatną konsultację — sprawdzimy, czy da się go skrócić z tygodni do minut. Umów konsultację z Sumify
Obserwuj Sumify i bądź zawsze na bierząco.
