W ostatnim artykule pisałam o „Pułapce Certyfikatu” i tym, dlaczego generyczne szkolenia z Excela nie przynoszą efektów. Dziś chcę poruszyć temat jeszcze bardziej podstępny – taki, który dotyczy każdej organizacji, a jednak zbyt rzadko pada na niego światło reflektora. Nazywa się „work about work”.

To zjawisko, które pochłania czas, pieniądze i zasoby – a jednocześnie jest tak rozpowszechnione, że wielu z nas przestało je zauważać.

‍

Co to jest "Work About Work"?

To wszystkie te czynności, które trzeba wykonać, żeby móc zacząć pracę – ale same w sobie nie wnoszą żadnej wartości. Brzmi znajomo?

• Spotkanie o statusie raportu, który jeszcze nie powstał.
  
• Godziny spędzone na kopiowaniu danych z trzech systemów do jednego pliku.
  
• Przypominanie się o terminach, wysyłanie maili typu „czy masz już liczby?”, poszukiwanie błędów w arkuszu, który działał jeszcze wczoraj.
  
  

„Work about work” to po angielsku. Po polsku? Możemy mówić o „zajmowaniu się bardziej organizowaniem pracy niż pracą” albo „pracy około zadaniowej”. Brzmi niewinnie. Ale według raportów, ten ukryty koszt sięga aż 12 tygodni roboczych rocznie na osobę. To cały jeden kwartał.

‍

Problem nie leży w ludziach. Leży w systemie.

Jednym z moich ulubionych momentów podczas diagnozy potrzeb klienta jest ten, w którym zapada cisza – i ktoś mówi:
„O rany, faktycznie – my spędzamy więcej czasu na zbieraniu danych niż na ich analizie”.

To właśnie ten moment, w którym menedżer uświadamia sobie, że jego zespół pracuje ciężko… ale niekoniecznie nad tym, co ma największą wartość.

Nie z braku kompetencji. Nie z braku zaangażowania. Ale dlatego, że codzienna praca utknęła w powtarzalnych, ręcznych procesach, które z roku na rok zaczęły być traktowane jak „normalne”.

‍

Work About Work nie figuruje w budżecie. A powinno.

Ten rodzaj marnotrawstwa nie ma własnej linijki w Excelu. Nikt nie wpisuje w koszty „3 godziny na ręczne kopiowanie danych z CRM-u”. A jednak ten czas się dzieje – każdego dnia. W każdej firmie.

To nie jest koszt oprogramowania. To nie jest koszt szkolenia. To jest coś, co nazywam ukrytym podatkiem od nieefektywności operacyjnej – i jak każdy podatek, płacony jest regularnie i bez oporu.

‍

Zamiast automatyzować frustrację – zatrzymaj się i zadaj właściwe pytanie

Wielu menedżerów, gdy dostrzega, że coś nie działa, próbuje „wrzucić więcej narzędzi” albo „wysłać ludzi na szkolenie”. To odruch zrozumiały, ale nie zawsze skuteczny.

Zanim wprowadzisz kolejne narzędzie do raportowania, zadaj pytanie:
👉 Czy my naprawdę potrzebujemy nowego narzędzia, czy tylko nowego sposobu myślenia o pracy?

Zamiast uczyć ludzi kolejnej funkcji w Excelu, naucz ich, jak skrócić czas tworzenia raportu z 10 godzin do jednej. I zamiast kupować gotowy kurs z katalogu, zainwestuj w diagnozę problemu, który naprawdę Was spowalnia.

‍

Diagnoza, nie katalog

W Sumify nie zaczynamy pracy od pytania „jakie szkolenie chcecie kupić”. Zaczynamy od „co tak naprawdę Was boli?”. I często okazuje się, że problemem nie jest brak wiedzy o formułach – tylko kruchy proces, który wisi na jednym pliku Excela i jednym człowieku.

To wtedy pojawia się kolejny bohater tej historii – „Klątwa Power Usera”. Jedna osoba w zespole, która „ogarnia Excela” i od tej pory odpowiada za wszystko, co ma więcej niż trzy kolumny.
Brzmi znajomo? To nie jest rozwiązanie. To tylko inny rodzaj ryzyka.

‍

Zamiast Power Usera – zespół decyzyjny

Celem transformacji nie jest to, żeby w zespole był jeden geniusz od arkuszy. Celem jest to, żeby każdy pracownik potrafił samodzielnie rozwiązywać swoje problemy i odzyskiwać czas. Nie 12 tygodni naraz. Ale godzina po godzinie, raport po raporcie.

W jednej z firm, z którą pracowaliśmy, dział HR poświęcał 8 godzin tygodniowo na ręczne przygotowanie raportów KPI — zbieranie danych, porządkowanie, formuły, poprawki.

Po przeprowadzeniu warsztatu i automatyzacji procesu — ten sam raport powstaje w 10 minut.

To ponad 30 godzin odzyskanego czasu miesięcznie. Bez nowych systemów. Bez IT.
Tylko dlatego, że ktoś zadał pytanie: czy naprawdę musimy robić to ręcznie?

‍

Na zakończenie: Czy Twój zespół pracuje, czy organizuje sobie pracę?

„Work about work” to nie nowy buzzword. To stary problem, który w erze cyfrowej urósł do gigantycznych rozmiarów.

Jeśli masz wrażenie, że Twój zespół jest ciągle zajęty, a efekty i tak trzeba poprawiać ręcznie – to prawdopodobnie nie chodzi o to, że się nie starają. Chodzi o to, że większość ich czasu pochłania praca około zadaniowa.

Zacznijmy od diagnozy. Zobaczmy, ile godzin tygodniowo można odzyskać – i co można zrobić, by Twoi ludzie robili mniej „zajmowania się zadaniami”, a więcej… prawdziwej pracy.

‍

Czas na konkret: Umów się na bezpłatną analizę potrzeb

Sprawdź, co naprawdę blokuje efektywność Twojego zespołu – i jak to zmienić. W trakcie 30-minutowej konsultacji wspólnie przeanalizujemy kluczowe wyzwania, zidentyfikujemy obszary do poprawy i zaproponujemy konkretne kierunki działania. Umów analizę z Sumify

‍